Adepte du Scrum, Roger est PO et débarque dans une nouvelle équipe, “ici on fait du Kanban” lui dit-on. Il se dit “génial, je vais pouvoir découvrir et pratiquer une nouvelle méthode”…

Premier contact

Du coup ça se matérialise comment ? “On crée des user story dans un Kanban board, et on les fait avancer. On fait des daily meetings aussi”. Bon… Roger se sent un peu perdu sans ses sprints et ses planifs, mais pourquoi pas.

Le constat

Pas très à l’aise dans ce fonctionnement, Roger se demande s’il ne devrait pas passer son projet en Scrum, et se pose des questions sur la méthode Kanban elle-même.

Après en avoir appris un peu plus sur le Kanban, il dresse un rapide constat de la situation :

Il comprend que ce qui est fait en réalité dans cette équipe est seulement du management visuel sur un board type Kanban. Il n’y a pas de notion de WIP, un élément clé de la méthode. Le département fait du run et du build, sans indication de la méthode de gestion de projet à adopter, sans process clair.

Le Kanban est en réalité utilisé comme un outil (le board), mais pas en tant que méthode. Le process n’est pas formalisé.

Roger n’est pas contre un peu de souplesse et de liberté, mais il sent que l’efficacité du projet pourrait pâtir du peu de cadre dans cette organisation…

Retour aux bases

Le Kanban c’est quoi au juste ? Et comment on s’y met ?

Comparé au Scrum, le Kanban c’est plus de souplesse, plus adaptable, moins de contraintes. Mais ce n’est pas que ça…

Le flux tiré

Le principe central de la méthode Kanban est le flux tiré.

Le but est d’éviter d’avoir une accumulation des tâches en cours. Les tâches sont dépilées parce que les précédentes sont terminées. C’est l’achèvement des tâches démarrées qui rythme et tire le flux de travail.

C’est en cela que la notion de WIP (work in progress) est clé dans cette méthode : chaque colonne a un WIP max, donc un nombre de jours maximum durant lesquels la tâche est dans le statut correspondant.

La formalisation d’un process adapté

Le Kanban, c’est formaliser et cadrer un process qui nous va, qui est le bon par rapport à nos besoins spécifiques et nos contraintes.

C’est en cela qu’il est souple : il n’impose pas de cadre, parce que le principe de la méthode est de créer notre propre cadre.

En pratique

Sur quoi on s’appuie en Kanban :

  • Le board (un outil de visualisation avant tout) : les colonnes et les swimlanes sont à créer selon le process
  • Les WIP : pour respecter le flux tiré
  • Le reste, c’est à la carte : on peut ré-utiliser des outils du Scrum s’ils servent le processus, si c’est adapté (par exemple les cérémonies)

On s’y met !

Du coup, comment on fait du (vrai) Kanban ?

Premièrement on s’assure que toute l’équipe comprenne la méthode et ses principes : donc première étape, on joue un Kanban Pizza game.

Ensuite pour appliquer la méthode à notre contexte : on regarde dans notre fonctionnement.

Il faut voir ce qui ne va pas, comme par exemple les goulots d’étranglements.

Plus généralement, on doit identifier les contraintes et points durs liés à notre contexte propre, autour desquels le process doit s’articuler.

Enfin, il faut mettre à plat ce process :

  • Identifier le workflow des tâches (colonnes du board), et les catégories (swimlanes du board)
  • Définir les WIP
  • Déterminer la rythmique du projet, y a-t’il besoin de cérémonies ?…

Notre ami Roger a donc maintenant les principales notions et les outils pour enclencher une vraie transformation en Kanban. Y’a plus qu’à !