Écrit par Charlie, Scrum Master.

J’ai appris ce matin qu’un nouveau développeur va intégrer notre équipe : Thomas.

J’ironisais : 

« Le but du jeu, c’est de ne pas faire comme mon arrivée. Vous vous souvenez ? La moitié de l’équipe n’était même pas au courant et on avait oublié de demander mes accès sur le Jira. J’ai vraiment eu du mal à travailler pendant la première semaine ! »

Je me fais souvent la remarque, lorsqu’on arrive dans une nouvelle boîte, on est accueilli, il y a souvent une procédure, une rencontre avec la RH, etc… En revanche, lorsque l’on change “juste” d’équipe ou de projet, on retrouve fréquemment des dysfonctionnements dans l’accueil. Ici, j’ai envie de faire les choses bien pour que notre nouvel arrivant, Thomas, se sente comme chez lui très rapidement !

Préparation matériel & logiciel

Première chose, on va faire en sorte que tous ses accès soient prêts lorsqu’il arrive : quoi de plus désagréable d’arriver et de n’avoir accès à rien. Donc on y va pour le matériel et les comptes : badge, pc, dual screen, compte windows, git, environnement de recette, et tous les outils que l’on utilise. J’envoie les demandes à droite et à gauche, en prenant soin de noter chaque demande que j’envoie pour suivre la progression.
Ma petite touche perso, je regroupe tout le matériel sur son bureau avec un petit mot sur un post-it. J’essaye de faire en sorte que le nouvel arrivant se sente attendu ! ça renforcera sa motivation. Et la motivation, c’est trèèèèèès puissant.

Préparation de l’équipe

Ensuite, je préviens l’équipe et j’organise son intégration auprès de l’équipe. J’arrive juste après leur Daily Scrum, et j’annonce à l’équipe : « Vous aviez demandé du renfort, Thomas arrivera lundi prochain. »

J’interpelle Morgan, le product owner :

« Dis moi Morgan, est ce que tu pourrais prévoir de bloquer une demi-journée entre le lundi et le mardi ? Ça permettra une montée en compétence fonctionnelle avec Thomas.

– Ok, lundi après midi je n’ai rien, je bloque l’aprèm dans le doute, répondit Morgan.

– Super, je répondais. Et du côté de l’équipe, est ce que quelqu’un voudrait être le “parrain” de Thomas ?

– Ça dépend, répondit Noa, un développeur, ça consiste en quoi ? 

– Et bien, ça consiste à être un peu le référent informel, assez proche de lui pour qu’il n’hésite pas à vous poser n’importe quelle question. Voyez, au début, vous cherchez tout, et ce n’est pas facile des fois de franchir la barrière et d’aller déranger quelqu’un pour lui demander les choses. Et bien le parrain, il n’y a pas de barrière avec lui, c’est facile de demander les choses.

– Euh… reprend Noa, mais ça va prendre du temps du coup ? 

– Et oui ! Malheureusement, ça va prendre du temps au début. La bonne nouvelle c’est que ce temps investi au début, c’est un peu comme une bonne épargne, on dépense aujourd’hui et la semaine suivante on gagnera le double. Si Thomas est intégré rapidement, il pourra rapidement être efficace. Et pour accélérer son intégration, un parrain, c’est cool. »

A ma grande surprise, c’est Noa qui se proposa :

« Moi je veux bien essayer.

– Ok c’est noté, répondis-je assez sérieusement. »

Mais malgré ce sérieux de façade, en moi, c’était plutôt : « Youhou ! J’arrive à intégrer l’équipe dans ce processus ! »

L’arrivée

J’accompagnais Thomas depuis l’entrée du bâtiment jusqu’à l’open space. J’avais ramené des viennoiseries pour l’occasion et nous avons ensuite fait les présentations avec l’équipe autour d’un café. Nous en avons profité pour laisser Noa, le parrain, faire la visite des plateaux avec Thomas, le nouvel arrivant. Le but est de créer une relation de confiance rapidement pour que Thomas puisse avoir un référent à qui poser ses questions sans gènes.

En fin de matinée, Thomas a commencé à regarder le management visuel sur les murs de l’open space. Quelle superbe opportunité ! Tout de suite, j’ai interpellé l’équipe :

« Est ce que quelqu’un peut expliquer à Thomas à quoi servent toutes ces infos sur les murs ?

– Ok je m’en occupe, répondit Kim, un autre développeur. »

L’après-midi c’était montée en compétence fonctionnelle avec le product owner, comme prévu.

Le lendemain, juste après le daily scrum, je viens discuter avec Thomas, notre nouvel arrivant :

« Alors comment te sens tu ?

– Bien, ça se passe très bien jusqu’à présent, répondis Thomas

– Qu’est ce qui te manque aujourd’hui ? 

– Euh… Bien c’est surtout de plonger dans le code pour le moment.

– Oh je comprends, j’ai peut être une idée sur ce qui pourrait t’aider. «

Je me tournais vers l’équipe.

« Est ce que vous pourriez organiser une session de mob-programming avec Thomas ? Pour plonger dans le code, rien de mieux. »

Et effectivement, la session de mob programming a permis à Thomas de participer activement au développement dès le 2ème jour de son arrivée ! J’ai par la suite incité chaque développeur de l’équipe à faire du pair-programming tour-à-tour avec Thomas.

Le “rapport d’étonnement“

J’avais envie que Thomas, le nouvel arrivant de l’équipe, partage son ressenti et ses idées avec l’équipe. Mais quel nom désuet que de demander un “rapport d’étonnement” à Thomas après 3 semaines passées ensemble. Je décidais alors de dissimuler ce terme en organisant un “atelier de partage”. Deux jours avant cet atelier, j’ai pris du temps avec Thomas pour lui expliquer la démarche :

« Peux-tu essayer de mettre sur le papier la liste des choses qui, depuis ton arrivée, t’ont surprises ? Surpris en positif ou en négatif. Une fois que c’est fait, tu devra regrouper les éléments en catégories. Et une fois les catégories établies, tu vas les trier.

– Les trier sur quel critère ? demande Thomas.

– Selon toi, dans quelle catégorie on pourrait changer quelque chose qui aurait le plus d’impact positif pour l’équipe ? Une fois le tri établi, tu pourrais, lors de cet atelier, partager ton ressenti, et cette démarche que tu viens de faire, jusqu’à arriver à ton classement par priorité. »

Lors de cet atelier de partage, Thomas avait bien préparé sa démarche. Une fois son classement présenté, l’assemblée lui demanda s’il voyait des actions concrètes pour impacter chaque catégorie. 

Thomas répondis avec plusieurs suggestions très intéressantes, dont une qui a fait l’unanimité dans l’équipe. J’interviens avec une question très orientée :

« Est ce que, si vous êtes tous d’accord, Thomas pourrait prendre le lead sur cette action ? Avec le soutien de l’équipe bien sûr ! »

Thomas était surmotivé et l’équipe approuva. À partir de cet instant, Thomas n’était plus un “nouveau”, mais un “membre” de l’équipe.