Un exemple d’utilisation des Liberating Structures

Avec mon équipe, nous avons remporté une belle victoire fin 2021 : la mise en ligne du produit sur lequel nous travaillions depuis mars 2020. Celui qui nous aura accompagnés au long de nos multiples confinements. Maintenant que nous avions livré le socle des fonctionnalités les plus indispensables, se posait la question de prioriser la suite de nos travaux suivant la valeur apportée aux utilisateurs. Ainsi, notre Product Owner avait un beau défi devant lui : trouver une formule magique d’estimation de la valeur métier adaptée au contexte de notre produit.

Pour l’y aider, il me semblait intéressant de faire appel à l’intelligence collective, en impliquant toute l’équipe dans la réflexion. J’ai donc conçu un atelier pour questionner l’équipe sur la notion de la valeur métier. Je vous propose de découvrir cet atelier et ce que nous en avons retiré. Ce sera aussi l’occasion de vous présenter par l’exemple la mise en musique de deux Liberating Structures. C’est une mine de formats de facilitation dans laquelle je pioche très souvent pour animer des ateliers.

Rassembler les idées

Il me semblait important dans un premier temps de faire émerger les réflexions de chaque membre de l’équipe sur le sujet, et de chercher ensemble les points de convergence. Jusque-là, nous avions peu abordé cette notion en équipe, c’était donc l’occasion de bénéficier du regard neuf de chacun. Pour cela, je me suis basé sur la structure 1-2-4-Tous, avec l’invitation suivante :

Chaque élément de notre backlog doit être porteur de valeur. Quelles sont les différentes façons possibles d’apporter de la valeur à notre produit ?

Avec 1-2-4-Tous, chacun réfléchit individuellement à la question posée. Ensuite, on échange par groupes de deux en visant à lister le plus de propositions possibles. On fera ensuite converger les idées par groupes de quatre, puis tous ensemble, pour établir la liste des meilleures propositions. Ici, nous voulions notre top cinq des facteurs de valeur pour notre produit. Cette structure permet ainsi de faire émerger les idées de chaque membre du groupe. Puis, itérativement, d’aboutir à un consensus d’équipe. Nous avons consacré trente minutes à cette première étape.

Quelles façons pour apporter de la valeur à notre produit?
1-2-4-Tous – illustration Sébastien Fabiani

Notre première discussion nous a permis de prendre conscience collectivement de la diversité des composantes de la valeur de notre produit. Il était évident pour tous que l’on apporte de la valeur en ajoutant de nouvelles fonctionnalités.

Cet exercice nous a permis d’expliciter d’autres facteurs de valeur, tout aussi importants pour notre produit. Par exemple, améliorer l’ergonomie des fonctionnalités existantes, garantir un fonctionnement stable en production, ou renforcer la sécurité. Il a également fait émerger des questions sur la prise en compte d’autres facteurs dans notre priorisation : la complexité du travail à réaliser et notre niveau de confiance dans l’estimation de cette complexité. Il était donc temps de confronter nos questionnements à l’état de l’art sur le sujet.

Apporter du nouveau

Dans la première étape de l’atelier, j’ai donné la priorité aux idées émergeant du groupe. Mais évidemment, le sujet de la priorisation par la valeur n’est pas nouveau. Il serait judicieux de monter sur les épaules des géants en nous inspirant d’idées qui font référence dans le domaine. J’ai donc tout simplement proposé une sélection d’articles. Pendant un temps de lecture de dix minutes, chacun choisissait de lire l’un d’eux.

Voici la sélection qui était proposée :

Évidemment, je vous recommande chaudement la lecture de ces articles. Je suis sûr que vous ne manqueriez pas de propositions alternatives. Pour le groupe, ce temps de lecture a été une véritable découverte sur le niveau de questionnement que l’on peut avoir concernant la valeur métier, et les formules complexes de calcul de valeur auxquelles on peut aboutir avec un peu de créativité. A présent, il s’agissait d’exploiter au mieux les apprentissages de ces articles, et de les partager entre nous.

Partager nos apprentissages

Pour cette nouvelle étape de l’atelier, l’objectif était de trouver une synthèse entre les propositions initiales de l’équipe, et les apports théoriques issus des articles. Pour cela, j’ai utilisé la structure W3 (What, So What, Now What now) qui organise la réflexion du groupe en trois questions successives. Dans le contexte de l’atelier, j’ai choisi de formuler les trois questions de la façon suivante :

Quoi ? – « Que décrit l’article ? »
Et alors quoi ? – « Quel élément de cet article vous a le plus intéressé ? »
Et maintenant quoi ? – « En quoi cela change-t-il votre vision de la priorisation ? »

J’ai adapté le déroulement de la structure à notre atelier, où tout le monde n’avait pas lu le même article. Tout d’abord, chacun était invité à réfléchir à ces trois questions individuellement. Puis nous avons fait une mise en commun en équipe complète, article par article, en passant en revue chacune des questions. La première a permis de synthétiser le contenu de chaque article et de le partager à tous. La seconde d’en tirer les idées fortes et d’échanger sur ce qu’elles apportent par rapport à nos premières réflexions sur la valeur métier. La troisième de faire un tri et de retenir les propositions qui s’adaptent le mieux à notre contexte. Nous avons consacré trente minutes à cette nouvelle étape.

W3 – illustration Sébastien Fabiani

Trouver la formule qui gagne

Parmi les approches présentées dans les différents articles, nous avons choisi de nous inspirer de RICE, en l’adaptant. La notion de portée (Reach) nous a semblé très pertinente. En effet, notre produit se destine à deux populations d’utilisateurs différentes qu’il faut prendre en compte. Par ailleurs, nous nous étions questionnés dans la première étape sur la notion d’incertitude. Nous la retrouvions ici dans l’évaluation du niveau de Confiance. Concernant l’Effort, nous avons préféré le traiter comme une information à part, comme on peut le faire avec une matrice impact / effort. L’article de The Liberators sur les cinq types de valeur est venu enrichir la notion d’Impact. Il nous a permis de mieux classifier les différents facteurs de valeurs que nous avions identifiés dans la première partie de l’atelier.

La méthode WSJF est basée sur le coût du délai, et présente beaucoup de points communs avec RICE. Elle nous a paru moins pertinente dans notre contexte, où les échéances à date fixe sont rares. Dans la suite de cet atelier en équipe complète, notre Product Owner a pu établir la formule magique tant espérée, avec une échelle de notation pour chaque critère, adaptée à notre produit.

Concluons sur la valeur de cet article

Quand il s’agit de valeur métier, la clé est d’adapter votre approche de l’estimation à votre contexte, qu’il s’agisse du type de votre produit, ou de son niveau de maturité et d’adoption par les utilisateurs. Cet atelier nous a permis d’assembler les propositions de chaque membre de l’équipe, de les confronter à l’état de l’art, et d’en tirer une première méthode d’estimation qui fait consensus.

Comme vous avez pu le voir, je me suis appuyé sur deux Liberating Structures simples à mettre en œuvre pour accompagner l’équipe dans cette réflexion. En donnant un exemple concret de leur utilisation, j’espère vous avoir donné envie de les essayer dans vos prochains ateliers, quelle que soit leur thématique.