Faire une rétrospective sans Scrum Master
Écrit par Noa, développeuse.
Charlie sera en vacances pour notre prochaine rétrospective… On va donc devoir faciliter notre rétrospective en autonomie, je me suis porté volontaire pour la préparer avec son aide.
Il me raconte:
“Pour faciliter n’importe quel atelier, tu as besoin de l’aide de tes collègues. Tu peux déléguer certains rôles, en particulier le Time Pacer (il rappelle le temps qui passe), le Pousse Décision (il aide le groupe à prendre des décisions) et le Scribe (il prend en note).
On détermine en début de rencontre qui va faire quoi, et on passe ensemble un contrat. Par exemple, tu peux demander au Time Pacer de rappeler au groupe quand la moitié du temps consacré à une activité est passé, et lorsqu’il ne lui reste que deux minutes. C’est votre entente.
Vous pouvez laisser le groupe décider des modalités d’interruption. Par exemple sur un board virtuel, le Time Pacer peut coller une image rigolote. On peut aussi lever la main si on est tous dans la même pièce. Plus simplement, vous pouvez lui donner l’autorisation d’interrompre le groupe. C’est à vous de le définir, c’est votre contrat.”
En me laissant prendre mes notes, il continue: “Pour le Pousse Décision, c’est un peu plus compliqué. Quelqu’un peut vouloir prendre cette place parce qu’elle sous-entend à tort un pouvoir de décision. Mais ce n’est pas le cas. C’est au groupe de définir ce qu’il attend de ce rôle dans le contrat passé au début.
Le Pousse Décision aide le groupe à identifier les décisions qui ne sont pas prises, pas clairement identifiées. Il peut alerter le groupe lorsqu’il change de sujet sans avoir clôt le précédent. Les modalités d’intervention sont aussi à définir ensemble.”
Il m’explique ensuite ce qu’est le Scribe: “Pour te concentrer sur ta facilitation, tu ne peux pas mettre de l’énergie sur la prise de notes. Tu peux demander à ce que quelqu’un se désigne comme Scribe. Dans votre contrat de départ, mettez-vous d’accord sur la forme que cela prendra.”
C’est l’heure de la rétro: Je commence par expliquer au groupe les rôles délégués. Se sont proposés Morgan pour le Time Pacing, Louison pour le Pousse Décision et Kim pour le Scribe.
Sur le format, nous faisons simple: ce qu’il s’est mal passé, ce qui s’est moins bien passé et ce qu’on aurait pu mieux faire. Mais avant, on prend 20min pour parcourir le board du sprint pour faire le point sur notre objectif, sur ce qui a été terminé, sur ce qu’on a pas pu finir et pourquoi. J’ai demandé à Morgan de nous prévenir à 10min et à 2min de la fin.
On a pu ainsi garder les pieds sur terre avant de démarrer. Autant quand Charlie est là il nous aide à rester factuels, autant lorsqu’on est autonomes c’est plus difficile de lever le nez du guidon et prendre du recul pour collecter de la donnée objective.
D’ailleurs au moment de parler de notre objectif de sprint, Morgan nous a signalé qu’il ne restait déjà plus que 10min. Louison nous a alors demandé si on fermait la discussion sur l’objectif et passait à la suite, ou si on avait besoin de passer du temps dessus. On s’est dit qu’il valait mieux passer à la suite et qu’on demanderait de l’aide à Charlie pour mieux définir nos prochains objectifs de sprint, Kim l’a noté dans nos décisions prises et on a continué.
Ça y est la rétro est terminée. Je me suis souvenu que Charlie nous avait dit qu’une rétro ce n’est pas fait pour se faire du bien, qu’on prend ce temps pour s’améliorer. Pour ça on a suivi un template d’action qui nous fait répondre aux questions: Quoi? Pourquoi? Qui? Pour quand?
Finalement, qu’avons-nous fait de différent par rapport à quand Charlie est avec nous? Est-ce qu’il ne nous apporte finalement pas grand chose? Est-ce que l’on retire plus, ou moins de valeur d’une rétro s’il est absent?
Je crois qu’au fond, c’est une bonne chose que nous ne soyons pas dépendants de la présence d’une personne pour nous améliorer en tant que groupe. Mais cela nous demande de la discipline car nous ne pouvons plus nous reposer sur lui.
On a donc défini en fin de rétro les rendez-vous suivants et les volontaires pour assumer chacun des rôles la prochaine fois. Si la présence de Charlie nous aide à garder le cap et nous permet d’apprendre à mieux travailler ensemble, j’ai compris qu’un seul individu n’en est pas responsable, que ce soit pour son organisation ou sa facilitation: l’autonomie n’est plus aussi effrayante aujourd’hui.