Écrit par Charlie, Scrum Master

Aujourd’hui j’ai eu l’agréable surprise d’avoir la visite de Wissem, partie prenante de notre projet. J’avais invité toutes les parties prenantes à venir faire un tour dans notre open space afin de pouvoir se familiariser avec le management visuel.

Je me rappelle encore ce que mon formateur disait à ce propos : “Le management visuel est un élément concret à l’un des piliers essentiel de Scrum : la transparence. On va afficher l’information pour qu’elle puisse être consultée par tous ceux qui le veulent. Mais ça répond aussi aux 2 autres piliers, l’inspection et l’adaptation, car en consultant les données régulièrement, l’équipe va faire son travail d’inspection sur sa réalisation et cela va lui permettre d’effectuer des changements pour la suite.”

“À tiens ce tableau me rappelle des souvenirs, j’avais travaillé avec une équipe qui travaillait en Kanban et ils avaient presque le même, me dit Wissem en observant le board du Sprint.

– En effet, la plupart du temps, on associe le management visuel au simple tableau Kanban mais cela ne se cantonne pas qu’au flux de travail. Il existe une multitude de modèles visuels permettant d’améliorer la collaboration et la communication au sein de l’équipe Scrum et également vis-à-vis de vous, les parties prenantes.”

J’en profite pour montrer à Wissem mon exemplaire de “Toolbox for the Agile Coach – Visualization Examples”, de Jimmy Janlén qui traîne sur mon bureau.

“On ne va pas non plus couvrir les murs d’informations n’importe comment, ce n’est pas de la tapisserie, il y a certaines règles à respecter pour avoir un management visuel effectif. Il faut déjà que ce soit accessible et placé à l’endroit où l’équipe réalise son travail. Puis garder des informations simples et compréhensibles de tous.

– Ça doit prendre du temps de garder tout ça à jour comme tout est sur papier ! Intervient Wissem.

– Tout à fait, raison de plus pour rester simple dans l’affichage. On essaye aussi d’avoir quelque chose d’agréable pour donner envie aux personnes qui passent dans notre open space d’aller consulter nos affichages.

– Et au niveau du contenu, est-ce que chaque équipe affiche les mêmes choses ?

– En gros oui, nous allons parcourir ensemble les différentes informations de notre management visuel et tu va voir qu’on y retrouve 3 grands aspects : les informations relatant le travail de l’équipe, celles inhérentes aux éléments du projet/produit puis celles plus transverses. L’important c’est que ces informations soient en adéquation avec l’activité, elles vont permettre de communiquer tant sur les éléments classiques, que sur ceux complémentaires ou exceptionnels.

J’accompagne Wissem devant notre Scrum Board d’équipe et commence à présenter les différentes parties.

Tout d’abord les éléments liés au projet/produit avec :

  • Le résultat de notre atelier de Story Mapping qui permet une vue globale du projet, via un découpage avec différent niveaux de granularité
  • La roadmap visuelle, le release plan afin d’avoir une vision plus étendue des itérations à venir et des MEP produits.
  • Nos personas rappellent régulièrement à l’équipe que nous travaillons pour nos utilisateurs.

Ensuite viens la partie vie de l’équipe :

  • La D.O.D. (Definition Of Done) et la D.O.R. (Definiton Of Ready), très utile pour se remémorer régulièrement les règles communes à l’équipe.
  • Le Who’s Who pour identifier rapidement le rôle de chacun dans le projet
  • Les avatars : il est parfois utile de pouvoir retrouver les tâches qui nous sont allouées tout en permettant de rester anonyme, cela ajoutera également une dimension féérique.
  • La météo du jour qui est en fait une expression quotidienne de l’état d’esprit des membres de la team. Ici nous le faisons sous forme de Niko-Niko.
  • Le Kudos Board, c’est-à-dire le tableau composé de cartes de remerciements pour des actions menées, d’un membre vers un ou plusieurs autres.

Pour finir notre petit tour on passe un peu de temps devant la board de Sprint qui est plus familier à Wissem puisque ressemblant à un tableau Kanban. On y voit :

  • Le workflow d’itération qui permet de suivre l’avancement du sprint en cours et de chacune des tâches.
  • La liste des obstacles qui nous permet d’identifier rapidement les éléments qui sont bloqués ou en danger afin de réagir au plus vite avec l’équipe.
  • Le suivi des actions de Rétrospective avec les actions, le porteur d’action et l’avancement. Très utile pour lister et suivre les actions décidées en rétrospective.
  • Le Burndown chart qui derrière ce nom barbare est un simple graphique indiquant l’avancement de l’itération en cours et du Sprint backlog en représentant la somme du travail restant à faire.
  • Le parking lot pour ne pas perdre de vue des éléments (carte d’US, de BUGS, …) qui seraient par exemple, mis en standby.

Wissem m’a bien écouté attentivement présenter notre management visuel, j’ai senti que j’avais satisfait sa curiosité. Mon petit doigt me dit que je ne vais pas tarder à voir ces collègues venir, eux aussi, déambuler dans l’open space dans les jours qui viennent.